Operationele efficiëntie in B2B: groei versnellen door gestroomlijnde processen

Gebaseerd op inzichten uit ons podcastgesprek tussen Senior Solutions Architect Sander Mangel en Aaron Pallares. Luister naar de volledige discussie hier.

In ons werk met middelgrote bedrijven zien we een cruciale misvatting: operationele kosten en inefficiënties worden vaak uitsluitend aangepakt door middel van dure digitale transformatie-initiatieven, terwijl aanzienlijke winst kan worden behaald door eerst procesoptimalisatie en slimme technologie-uitbreiding toe te passen.

Sterker nog, digitale transformatie uitvoeren zonder de onderliggende processen aan te pakken verergert de situatie vaak – wat leidt tot achterblijvende workflows, communicatieproblemen tussen systemen en teams die overweldigd worden door handmatige taken. De impact rimpelt door je hele bedrijf en beïnvloedt marges, klanttevredenheid en je vermogen om te schalen.

Ondanks aanzienlijke investeringen in nieuwe technologieën blijven veel bedrijven werken met gefragmenteerde systemen, gedupliceerd werk en verouderde workflows die simpelweg bestaan "omdat het altijd zo gedaan is". Deze aanpak lost niet alleen kerninefficiënties niet op, maar kan bedrijven ook voortijdig naar complexe herplatformering duwen wanneer eenvoudigere oplossingen wellicht volstaan.

Hoe ga je dan vooruit wanneer de echte uitdaging een meer doordachte aanpak vereist dan simpelweg nieuwe technologie implementeren?

Efficiëntie als je concurrentievoordeel

Het verbeteren van operationele efficiëntie gaat niet alleen over kostenbesparingen of alles automatiseren wat je ziet. Wanneer het doordacht wordt geïmplementeerd, wordt het een krachtige hefboom die het volgende oplevert:

• Verhoogde winstgevendheid zonder je prijsstrategie aan te passen
• Verbeterde responsiviteit en snellere levering aan klanten
• Grotere veerkracht in competitieve markten
• Meetbare vooruitgang richting duurzaamheid door verspilling te elimineren

Het behalen van deze resultaten vereist meer dan alleen "kosten snijden". Het begint met begrijpen waar inefficiënties in je organisatie bestaan – en identificeren welke verbeteringen de grootste impact zullen leveren.

Processen verbeteren voordat je technologie toevoegt

We zien vaak bedrijven zich haasten om procesproblemen op te lossen met nieuwe software. Maar het automatiseren van een kapot proces creëert geen efficiëntie – het versnelt simpelweg slechte resultaten.

De eerste stap is het begrijpen en documenteren van je bestaande processen. Dit vereist geen geavanceerde tools – het kan zo simpel zijn als stroomdiagrammen maken met post-its op een whiteboard of toegankelijke visualisatietools zoals Lucid Chart gebruiken.

Maak dit een gezamenlijke inspanning waarbij mensen betrokken worden die daadwerkelijk dagelijks met deze processen werken. Vraag hen naar de "olifantenpaden" die ze hebben gecreëerd – die onofficiële workarounds en shortcuts die bestaan omdat het formele proces niet efficiënt werkt. Deze inzichten zijn van onschatbare waarde en onthullen vaak de meest significante verbetermogelijkheden.

Voordat je automatisering implementeert, neem de tijd om deze gedocumenteerde workflows te auditen:

• Welke stappen zijn overbodig?
• Waar treden fouten typisch op?
• Wat creëert wrijving voor je team of klanten?

Deze ogenschijnlijk kleine aanpassingen kunnen snel optellen, vooral wanneer ze je team bevrijden om te focussen op hoogwaardige activiteiten die groei stimuleren.

Versterk de capaciteiten van je team met AI

AI levert de grootste waarde wanneer het menselijk oordeelsvermogen versterkt in plaats van vervangt.

In plaats van je hele workflow te herzien, zoek naar gerichte kansen waar AI anomalieën kan signaleren, klantdata kan segmenteren of trends in koopgedrag kan identificeren. Wanneer correct geïmplementeerd, wordt AI een geïntegreerd onderdeel van je dagelijkse operaties – niet zomaar een nieuwe functie die je team moet beheren.

Voldoe aan de verwachtingen van hedendaagse B2B-kopers

De kopers van vandaag – met name digital natives – zijn niet tevreden met PDF's, langdurige e-mailuitwisselingen of telefonische offertes. Ze verwachten naadloze, digitaal-first aankoop-ervaringen.

Dit betekent niet dat je B2B-operatie precies zoals Amazon moet functioneren. Maar het vereist wel een kritisch onderzoek van je aankoopproces:

• Kunnen klanten gemakkelijk zelf servicen?
• Zijn antwoorden direct beschikbaar, of wachten klanten dagen op reacties?
• Heb je onnodige wrijving in het aankooptraject geëlimineerd?

Technologie-implementatie: focus op adoptie

Er is geen rendement op investeringen in tools die niemand gebruikt. We hebben ontdekt dat een incrementele aanpak doorgaans het beste werkt: stel eerst procesinzicht vast, rol dan features uit die deze verbeterde workflows direct ondersteunen.

Sla de "big bang"-implementatie over die je team overweldigt. Focus in plaats daarvan op gerichte uitrol met korte feedbackloops en interne ambassadeurs die anderen door de overgang kunnen begeleiden.

Automatisering creëert kansen

De veelvoorkomende zorg bij automatisering is mogelijke verplaatsing van banen. In de praktijk zien we consistent het tegenovergestelde.

Het verminderen van repetitief werk creëert ruimte voor meer creatieve, strategische rollen. Bedrijven die investeren in her- en bijscholing – in plaats van simpelweg verantwoordelijkheden herverdelen – positioneren zowel hun teams als zichzelf voor duurzame groei.

Zeven praktische stappen om efficiëntie te verbeteren zonder waarde op te offeren

1. Audit interne workflows om redundanties te identificeren en elimineren
2. Maak data bruikbaar door het te normaliseren en structureren zodat AI-tools het effectief kunnen benutten
3. Automatiseer regelgebaseerde, repetitieve taken terwijl je mensen in de loop houdt voor oordeelsvorming
4. Maximaliseer je bestaande technologie-investeringen (ERP, CRM, etc.) voordat je nieuwe tools toevoegt
5. Train je mensen grondig voordat je implementatie van nieuwe systemen opschaalt
6. Vermijd technologie omwille van technologie – elke nieuwe tool moet een specifiek bedrijfsprobleem oplossen
7. Herbeoordeel regelmatig supply chain workflows om aan te passen aan veranderende marktomstandigheden
8. Focus op besluitvaardige data in plaats van je team te overweldigen met informatievolume

Strategische partnerschappen voor gespecialiseerde capaciteiten

Niet elke capaciteit hoeft in-house te worden ontwikkeld. Voor complexe implementaties of gespecialiseerde analytics kunnen externe partners helpen risico's te verminderen en resultaten te versnellen – vooral wanneer je interne team al meerdere prioriteiten beheert.

Bouwen aan langetermijnsucces

Het verbeteren van operationele efficiëntie is niet alleen een financiële beslissing – het is een strategische mentaliteitsverandering. Het gaat over het bouwen van een organisatie die wendbaarder, gefocuster en beter voorbereid is op toekomstige uitdagingen.

Voordat je investeert in nieuwe systemen of je volgende business case opstelt, moedigen we je aan om één simpele vraag te stellen:

Lossen we het kernprobleem op, of verplaatsen we het alleen maar?

Hoe Open Commerce teams ondersteunt

Bij Open Commerce werken we samen met middelgrote bedrijven door middel van gefocuste aanpakken die zijn ontworpen om operationele efficiëntie te maximaliseren. We faciliteren Process Mapping Workshops waar je team workflows kan visualiseren en knelpunten kan identificeren; bieden vendor-neutrale Technology Assessment & Selection om ervoor te zorgen dat oplossingen aansluiten bij je specifieke vereisten; implementeren Change Management strategieën gericht op gebruikersadoptie; en ontwikkelen Data Strategieën die je informatie werkelijk bruikbaar maken.

‍